Kuinka ladata kaikki sähköpostit palvelimelta Outlookissa?

Outlook on ensisijainen sähköpostiliitäntä Microsoft Exchange Server -käyttäjille. Se synkronoidaan palvelimen kanssa hakemaan ja lähettämään sähköposteja nopeasti ja kätevästi. Sillä ei ole merkitystä, onko sähköpostiohjelmasi Outlook.com, Hotmail vai edes kolmas osapuoli, kuten Gmail, voit helposti määrittää tilisi ja aloittaa kaikkien näiden työviestien lähettämisen.



Koska ne ovat sinun sähköpostisi, haluat tietysti avata ne milloin tahansa. Voit luottaa siihen, että Outlook näyttää minkä tahansa tarvitsemasi sähköpostin riippumatta siitä, kuinka monta kuukautta on kulunut sen kirjoittamisesta. Tai voitko? Kuten käy ilmi, asiat eivät ole niin yksinkertaisia. Outlook ei näytä kaikkia oletusarvoisesti: suurin osa sähköposteistasi jää Microsoft Exchange Serveriin, kun taas vain osa on käytettävissäsi Outlookissa.

Jos käytät Outlook 2019-, 2016-, 2013- tai Outlook for Office 365 -ohjelmaa, et pääse välittömästi käyttämään vanhempia sähköpostejasi muuttamatta postilaatikon asetuksia. Vaikka sähköpostisi säilyy palvelimella ikuisesti, niin voit halutessasi odottaa myös paikallisen kopion käyttämistä. Outlookin asennustapa kuitenkin lataa jopa 12 kuukautta sähköpostiviestejäsi paikalliselle levylle. Jos sinun on luettava tätä päivämäärää vanhempia sähköposteja, sinun on ryhdyttävä tarvittaviin toimiin pakottaaksesi Outlook lataamaan ne palvelimelta.



Miksi Outlookilla on sähköpostin latausraja?

Saatat ihmetellä, miksi tilanne on tällainen. Tämä johtuu siitä, että Microsoft Office tekee joitain älykkäitä asetuksia, kun se on asennettu järjestelmään. Se tarkistaa kaikki laitteistot ja tekee tarvittavat muutokset, jotta ohjelma voi toimia optimaalisesti järjestelmässä. Mitä tulee Outlook- ja yrityssähköposteihin, sen laitteistolle suorittamia tarkistuksia käytetään latausparametrien asettamiseen.



Selvästi se yrittää auttaa, mutta ohjelmasta voi tulla sekava. Kun olet tarkistanut kiintolevyltä, kuinka paljon tilaa on jäljellä, se säätää automaattisesti aikarajaa, joka määrittää, kuinka monta sähköpostiasi säilytetään paikallisesti. Mitä enemmän levytilaa on käytettävissä, sitä enemmän kuukausia lähetetään sähköposteja. Laskenta tehdään seuraavan kaavan mukaan:

  • Jos vapaata levytilaa on enintään 64 gigatavua, jopa 12 kuukauden sähköpostit ladataan automaattisesti tietokoneellesi.
  • Jos vapaata levytilaa on välillä 32–64 gigatavua (ilman kumpaakin numeroa), kolmen kuukauden sähköpostit ladataan automaattisesti tietokoneellesi.
  • Jos levyllä olevan vapaan tilan määrä on alle 32 gigatavua, vain kuukauden verran sähköpostiviestejä säilytetään tietokoneen paikallisessa tallennustilassa.

Saatat miettiä, mistä on kyse ja miksi asetusta ei voida asettaa vain 'lataamaan kaikki sähköpostit' tai jotain vastaavaa. Itse asiassa, toisin kuin yleisesti uskotaan, sähköpostit voivat viedä paljon tallennustilaa. Kiireisen sähköpostin täynnä elävät ihmiset huomaavat usein, että sekä lähetetyt että vastaanotetut sähköpostit ovat käyttäneet valtavasti tilaa. Jos et seuraa levykäyttöäsi, saatat herätä huomaamaan, että yrityksesi kirjeenvaihto on niellyt kaiken tilasi.

Microsoft tietää myös tämän. Siksi Office on suunniteltu säätämään tallennustilan parametreja, kuten oletusarvoista paikallisen sähköpostin tallennusrajaa Outlookille. Yleensä tämä on kunnossa; todennäköisesti sinulla ei ole paljon tarvetta menneiden vuosien sähköposteille. Lisäksi asetuksesta riippumatta saat silti paikallisen pääsyn tehtäviisi, kalenteritapaamisiin ja yhteystietoihin.



Muista, että tämän asetuksen tehokkuus riippuu käyttämästäsi sähköpostiohjelmasta. Jos käytät jotakin Microsoftin kotimaista sähköpostipalveluntarjoajaa, kuten Hotmail, Outlook tai 0365, asetus vaikuttaa siihen, kuinka monta sähköpostia on käytettävissä paikallisesti. Samaa periaatetta sovelletaan suurimpaan osaan suosituimmista yrityssähköpostipalveluista. Jos kuitenkin satut käyttämään julkista palveluntarjoajaa, kuten Gmail, Yandex tai Yahoo, sinulla ei ole tätä huolta, koska asetuksella ei ole vaikutusta. Kaikissa Microsoft Exchange Server -palvelimen sähköposteissa on paikallinen kopio tietokoneen sisäiseen tallennustilaan.

Kuinka saada Outlook lataamaan kaikki sähköpostit palvelimelta

Palvelin viittaa tässä luonnollisesti Microsoft Exchange Serveriin. Jotkut yritykset ostavat lisenssin Exchange-palvelimen isännöimiseksi tiloissa, toiset kääntyvät kolmannen osapuolen Exchange-as-a-Service-palveluntarjoajan puoleen. Myös Microsoft Online -palvelun, Microsoftin ylläpitämän palvelun pilviversio, suosio on kasvussa.



Käytetystä Exchange-tilasta riippumatta sen päätoiminto pysyy samana: viestinsiirtoagentti, joka lähettää sähköposteja tietokoneiden välillä. Viestit luetaan molemmista päistä sähköpostiohjelman, tässä tapauksessa Outlookin avulla.

Pohjimmiltaan Exchange-palvelun avulla kaikki lähettämäsi ja vastaanottamasi sähköpostit tallennetaan Exchange Serveriin pysyvästi. Tietenkin sähköpostiesi ikuinen säilyttäminen riippuu esimerkiksi yksittäisten tilien pilvivarastointirajoituksista ja tilin jatkuvasta käytöstä. Asia on edelleen se, että normaaleissa olosuhteissa voit silti nähdä sähköpostisi, myös todella vanhat, vaikka niitä ei ole tallennettu tietokoneellesi.

Joten, mitä voit tehdä ladata kaikki sähköpostit palvelimelta Outlookiin? Jos haluat tarkastella kaikkia sähköpostejasi Outlookissa, on kaksi tapaa.



Tapa 1: Käytä 'Lisää' -linkkiä Outlookissa

Outlook for Office tarjoaa helpon tavan laajentaa kansiossa näkyvien sähköpostien määrää. Jos olet pitänyt tiliäsi pitkään tai sinulla on pitkä sähköpostihistoria, sovellus näyttää tyypillisesti vain viimeisimmät sähköpostit. Mutta sinä voit pakota Outlook lataamaan kaikki IMAP-sähköpostit - tai näyttää ne ainakin.

Kun olet kansiossa, kuten Saapuneet tai Lähetetyt Outlookissa, ja vierität alaspäin, pääset pian näytettyjen sähköpostien loppuun. Täällä näet viestin, jossa kerrotaan, että voit napsauttaa linkkiä nähdäksesi lisää viestejä:

Palvelimessa on lisää kohteita tässä kansiossa

Napsauta tätä, jos haluat nähdä lisää sähköpostiviestejä Microsoft Exchangessa

Kun napsautat Napsauta tätä nähdäksesi lisää sähköposteja Microsoft Exchangessa -linkkiä, Outlook lataa loput kyseisen kansion sähköpostit tietokoneellesi. Tämä toimii vain, jos sinulla on Internet-yhteys. Lisäksi vain tietyn kansion sähköpostit ladataan. Jos siis olet Lähetetyt-kansiossa, saat vain kaikki sähköpostit, jotka olet koskaan lähettänyt.

Tämä periaate pätee, jos suoritat postilaatikkohakua. Kun kirjoitat hakulauseketta, tulokset näytetään, jos hakutermiä vastaavia sähköposteja on paljon, saatat nähdä seuraavan tulossivun alaosassa:

Näytetään viimeisimmät tulokset…

Lisää

Napsauttamalla Lisää-linkkiä lataat loput hakukyselyäsi vastaavat sähköpostit.

Jos haluat nähdä kaikki sähköpostisi tietyssä kansiossa yhdellä silmäyksellä, voit kirjautua tilillesi Outlook-verkkosovelluksen kautta. Se vie sinut tilisi Microsoft Exchange Server -rajapintaan ja näet kaiken sinne tallennetun.

Tapa 2: Muuta Mailin offline-tilassa -asetusta Outlookissa

Tämä asetus määrittää, kuinka monta kuukautta Outlook pitää tietokoneellasi. Muista, että tämä toimii vain käytettäessä Microsoftin sähköpostiohjelmaa tai tunnustettua yrityssähköpostipalvelun tarjoajaa. Voit lisätä säilytettyjen sähköpostiviestien määrää tai vähentää sitä. Voit myös kehottaa Outlookia tallentamaan kaikki sähköpostisi paikallisesti.

Microsoftin mukaan:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ja Outlook for Office 365 tarjoavat vaihtoehdot 1, 3, 6, 12 tai 24 kuukautta tai Kaikki. Outlook 2019, Outlook 2016 ja Outlook for Office 365 tarjoavat lisäasetukset 3 päivälle, 1 viikolle ja 2 viikolle.

Tässä on mitä sinun on tehtävä ilman lisätoimenpiteitä:

  • Käynnistä Outlook-sovellus.
  • Siirry Tiedosto-välilehteen.
  • Valitse avattava Tiliasetukset-vaihtoehto.
  • Kun vaihtoehto on laajennettu, valitse Tilin asetukset.
  • Valitse Tilin asetukset -ikkunassa Sähköposti-välilehti.
  • Jos sinulla on useita tilejä Outlookissa, ne näytetään täällä. Valitse se, jonka asetuksia haluat muuttaa, ja napsauta sitten Muuta-painiketta.
  • Vaihda tili -valintaikkuna tulee näkyviin. Varmista, että Käytä välimuistivaihtoa -valintaruutu on valittuna.
  • Siirrä Mail pitää offline-tilassa -liukusäädin haluamaasi vuosien, kuukausien, päivien tai viikkojen määrään. (Jos liukusäädin on harmaana, järjestelmänvalvojasi on ehkä estänyt sinua muuttamasta asetusta.)
  • Napsauta Seuraava-painiketta.
  • Ponnahdusikkuna pyytää sinua vahvistamaan kokoonpanomuutoksen. Napsauta OK.
  • Napsauta Valmis ja käynnistä Outlook uudelleen.

Pian sinun pitäisi nähdä viesti, jossa kerrotaan, että 'Kansiosi ovat ajan tasalla' Outlookin alaosassa. Tämä näkyy vasta sen jälkeen, kun Outlook on lopettanut kaikkien viesteidesi lataamisen Microsoft Exchange Serveristä.

Valitse Kaikki-vaihtoehto vain, jos tallennustilaa on tarpeeksi. Asetusten tulee vastata levyllä olevaa tilaa. Jos valitset vaihtoehdon ladata kaikki sähköpostit levylle, jolla on rajallinen tila, ongelmat ovat väistämättömiä. Suosittelemme, että poistat kaikki ei-toivotut kohteet ensin tallennustilastasi vapauttaaksesi enemmän tilaa.

Luonnollisesti saatat olla vaikea päättää mitä poistaa tallennustilastasi, joten autamme sinua täällä. Tiesitkö, että järjestelmässäsi olevien ilmeisten tiedostojen lisäksi on myös roskapostitiedostoja, joilla ei ole mitään tarkoitusta lukuun ottamatta tallennustilasi käyttöä? Haluat tietysti päästä eroon niistä, mutta niiden löytäminen saattaa olla ongelma.

Tämän ongelman ratkaisemiseksi suosittelemme lataamaan BoostSpeed. Tämä ohjelmisto on suunniteltu pyyhkimään kaiken tyyppiset PC-roskapostit, kuten tarpeettomat järjestelmä- ja käyttäjän väliaikaiset tiedostot, verkkoselaimen välimuisti, käyttämättömät virhelokit, jäljellä olevat Windows Update -tiedostot, tarpeettomat Microsoft Office -välimuistit ja paljon muuta. Skannauksen jälkeen huomaat ylimääräisen gigatavun levytilan palauttamisen. Bonuksena BoostSpeed ​​löytää ja poistaa kaikki järjestelmän hidastumisen syyt varmistaen, että tietokoneesi toimii paremmin ja vakaammin kuin ennen.