Kuinka tietojen vahvistamista voidaan käyttää Google Sheetsin tietojen rajoittamiseen?

Google Sheets on kätevä työkalu, jota voit käyttää yhteistyössä työntekijöiden, kollegoiden, opiskelijoiden ja ystävien kanssa. Koska kuka tahansa, jolla on pääsy Google Sheetiin, voi helposti tehdä muutoksia siihen, väärät merkinnät ja virheelliset tiedot voidaan syöttää.



Oletetaan esimerkiksi, että laskentataulukossa on päivämäärä sarake. Käyttäjä voi tehdä merkinnän päivämäärä- tai tekstimuodossa (eli 15.10.2019 tai 15.10.2019). Viimeksi mainittu vaikeuttaa tietojen laskemista ja lajittelua.

Hyvä uutinen on, että Data Validation -ominaisuuden avulla voit ottaa käyttöön kovia ohjausobjekteja soluihin tai tiettyihin alueisiin taululla estääksesi käyttäjiä syöttämästä mitään, mikä ei vastaa asettamiasi parametreja.



Tässä oppaassa keskustellaan ominaisuuden käytöstä. Opit myös käyttämään Arkin suojausta lukitaksesi kokonaisen arkin tai valitut alueet siihen.



Tietojen vahvistamisen käyttäminen Google Sheetsissä

Näin lisätään tietojen vahvistus soluihin tai alueisiin Google Sheetsissa:

  1. Käynnistä selaimesi.
  2. Kirjoita URL-palkkiin https://docs.google.com/spreadsheets/ ja paina Enter-näppäintä.
  3. Avaa muokattava laskentataulukko.
  4. Korosta solu tai alue, jonka haluat vahvistaa.
  5. Valitse valikkoriviltä Data ja sitten pikavalikosta Data Validation.
  6. Laajenna avautuvassa ikkunassa avattavaa Criteria-valikkoa ja valitse tietotyyppi, jonka käyttäjät voivat syöttää valitsemissasi soluissa (esimerkiksi Päivämäärä, Numero, Teksti ja niin edelleen).
  7. Nyt 'Virheellisistä tiedoista:' -vaihtoehdossa voit valita, näytetäänkö varoitus, kun käyttäjä syöttää virheellisiä tietoja, vai yksinkertaisesti hylkääkö merkinnän ja näyttävän virheilmoituksen.

Jos valitset ”Näytä varoitus”, käyttäjälle ilmoitetaan solulle asetetuista ohjeista, mutta merkintää ei hylätä. Pikemminkin se merkitään punaisella merkkivalolla.

Mutta jos valitset Hylkää syöttö, merkintää ei sallita ja käyttäjä saa virheilmoituksen, jonka mukaan 'Antamasi tiedot rikkovat tässä solussa asetettuja tietojen vahvistussääntöjä.'



  1. Jos valitset Hylkää syöttö, voit merkitä valintaruudun, joka sanoo 'Näytä vahvistusohjeteksti:' Ulkonäkö-vaihtoehdossa. Kirjoita sitten hyödyllinen viesti, joka näyttää käyttäjälle, mitä tarvitaan tietojen pätevyyteen.

Siinä sinulla on se. Nyt tiedät kuinka rajoittaa tietojen syöttämistä laskentataulukossa.

Sarakkeen lukitseminen Google Sheetsiin

Voit lukita solut, alueet tai koko laskentataulukon, jotta niitä ei voi muokata ilman lupaa.

Toimi seuraavasti:



  1. Käynnistä selaimesi.
  2. Kirjoita URL-palkkiin https://docs.google.com/spreadsheets/ ja paina Enter-näppäintä.
  3. Avaa suojattava laskentataulukko.
  4. Korosta solu, sarake tai rivi, jonka haluat lukita. Voit myös korostaa koko laskentataulukon, jos haluat.
  5. Napsauta hiiren kakkospainikkeella yhtä valituista soluista ja valitse pikavalikosta ”Suojaa alue…”.
  6. Kirjoita näkyviin tulevaan valintaikkunaan valitsemasi solun tai alueen kuvaus ja napsauta sitten painiketta 'Aseta käyttöoikeudet'.
  7. Nyt voit valita 'Näytä varoitus muokatessasi tätä aluetta' tai 'Rajoita, kuka voi muokata tätä aluetta.' Jos valitset jälkimmäisen, laajenna avattavaa valikkoa ja valitse sitten haluatko vain sinä vai muut käyttäjät jotta voit muokata valittuja kenttiä.

Toivomme, että tämä opas on ollut hyödyllinen sinulle.

Arkin suojaus on hyödyllistä kerättäessä tietoja käyttäjiltä ja kun haluat varmistaa, että laskentataulukon sisältämät merkinnät ovat virheettömiä.

Tietojen validointi puolestaan ​​varmistaa, että käyttäjät eivät lähetä väärin muotoiltua tietoa. Se on erityisen hyödyllinen, kun sinun on määritettävä kaavoja tai suoritettava automaatiotehtäviä, jotka eivät toimi kunnolla, kun väärät tietomuodot on käytetty.



Tässä huomautuksessa jätämme nyt tämän vihjeen: Pidä tietokoneesi aina turvassa haitallisilta esineiltä, ​​jotka voivat aiheuttaa järjestelmän kaatumisia ja tietojen menetystä. Suorita täysi järjestelmän tarkistus tänään haittaohjelmien torjunnalla. Anna itsellesi ansaitsemasi mielenrauha.

Jätä meille kommentti alla olevaan osioon.

Haluamme kuulla sinusta.